Hva & hvorfor

I åpne prosesser (prosesser uten forutbestemt svar) opererer vi med tre forskjellige faser: Åpne opp, integrere, og lukke ned. Alle åpne prosesser går igjennom denne syklusen en eller flere ganger. Som prosessleder er det viktig å vite hvilken fase dere befinner dere i, slik at du kan forberede deg på hva slags lederstil som er hensiktsmessig å bruke når.

Hvordan

Åpne fasen: Den divergerende fasen. Her åpner man opp for tanker, ideer og kreativitet. Det er viktig å ha et formål som setter rammene og driver dere i riktig retning, samt å stille gode spørsmål som engasjerer. Som navnet hentyder, tar man ingen beslutninger i denne fasen. For at alle skal ha mulighet til å bidra og de gode ideene skal komme frem, må man forholde seg åpen og positiv til det den kreative fasen frembringer. Det kan være fristende å slå seg til ro med de gode ideene som kommer tidlig i fasen, men det er viktig å la kritikk og evaluering vente. Viktige elementer i den åpne fasen: Innhente perspektiver. Undersøke problemets kontekst og karakter fra ulike perspektiver. Understøtte alle bidrag, også problemstillinger og dårlige idéer. Søke å finne flest mulige alternativer. Utvikle mange idéer.

Integrasjonsfasen: Denne fasen er bedre kjent som ”The Groan Zone” (av engelsk: stønne, murre). Navnet kommer av at denne fasen krever tålmodighet og kan ofte kreve mye av oss. Her bearbeides og raffineres ideer og forslag. Den krever ofte at man strekker sin egen oppfatning for å inkludere andre synspunkter. Denne fasen kan oppleves kaotisk og ukomfortabel. Dersom deltakerne i prosessen evner å gjøre seg fortrolig med dette ubehaget, klarer man å oppnå større forståelse for vanskelige spørsmål og komplekse problemstillinger. Det er nettopp da nye og gode ideer vokser frem og ser dagens lys. Viktige elementer i integrasjonsfasen: Skaper felles kontekst og rammeverk. Skaper felles forståelse. Hjelper gruppen i å finne felles fokus. Styrke relasjonene i gruppen. Hjelper til meg å klare opp i misforståelser. Sørger for at gruppen ikke gir opp.

Lukkefasen: Den konvergerende fasen. I denne fasen evaluerer dere alternativene, summerer hovedpunktene, sorterer ideer, kategoriserer viktige ideer og poenger, og kommer frem til en felles konklusjon. Fasen er mål orientert, lineær, strukturert og tidsbegrensende. Fokuset ligger på å oppnå resultater og fatte beslutninger. Viktige elementer i lukkefasen: Beslutninger. Bruk på forhånd avtalte formål og holdepunkter til å henge beslutningene på. Styrke gode idéer. Bygg ut, bygg videre og evaluer.

Les også: hvordan bedre tjenester produkter og resultater gjennom bruk av prosessledelse

Kilder: Sam Kaner – Facilitator’s guide to participatory decicion-making (2014)

Lenke: Community at work

Ønsker du å:

• skape engasjement og involvering fra de rundt deg
• få bedre selvtillit / bli trggere i din rolle som leder eller deltaker i prosesser?
• skape en mer tillitsbasert og anerkjennende kultur i din bedrift eller avdeling?
• få mer effektive møter, prosjekter og prosesser?
• bli bedre til å håndtere motstand?
• skape mer / legge til rette for mer tillitsbasert ledelse?
• trene på å stå bedre i utfordrende endringsprosesser?

Dette er noen av effektene vi har fått tilbakemelding på fra deltakere på våre kurs og programmer. Les mer om Lent og Prosesslederstudiet her